Τι είναι τα Applicant Tracking Systems (ATS)

Τα Applicant Tracking Systems (ATS) είναι συστήματα  διαχείρισης αιτήσεων και αναζήτησης βιογραφικών. Πρόκειται για εξειδικευμένο λογισμικό που επιτρέπει  την καταχώρηση των στοιχείων επικοινωνίας,  του βιογραφικού ή άλλων εγγράφων (π.χ. Cover Letter, Reference Letter) των υποψηφίων που υποβάλλουν την αίτησή τους στην ιστοσελίδα ενός εργοδότη. Όταν λοιπόν ένας υποψήφιος κάνει αίτηση online και στέλνει το βιογραφικό του, το βιογραφικό αυτό δεν φτάνει στα χέρια ενός υπεύθυνου επιλογής προσωπικού, αλλά γίνεται πρώτα η επεξεργασία του από το ATS. Το αν θα το δει κάποιος εξαρτάται από το αν το βιογραφικό αυτό είναι «προσαρμοσμένο» (optimized) στους αλγόριθμους του ATS του εργοδότη.

Έτσι λοιπόν, αντιλαμβανόμαστε άμεσα, το πόσο σημαντικό είναι το βιογραφικό μας να είναι σωστά δομημένο με ξεκάθαρες ενότητες και να περιέχει τις κατάλληλες λέξεις – κλειδιά (keywords) που να ταιριάζουν με την περιγραφή της θέσης στην οποία κάνουμε την αίτηση. Επιπρόσθετα, εξελιγμένα ATS όπως το  Jobscan ή το Taleo, προσφέρουν τη δυνατότητα απόδοσης ποσοστού ταιριάσματος (matching) ανάμεσα στο βιογραφικό και στη θέση. Για παράδειγμα, ένα βιογραφικό με σωστή δομή και τα απαραίτητα keywords θα έχει υψηλό ποσοστό matching (>70%) και επομένως μεγάλες πιθανότητες στο να ξεχωρίσει και να επιλεχθεί ο υποψήφιος στην επόμενη φάση της διαδικασίας.

Πόσο δημοφιλή είναι τα ATS;

Η δημοφιλία των ATS είναι αδιαμφισβήτητη: 98% των εταιρειών που ανήκουν στο Fortune 500 χρησιμοποιεί  συστήματα ATS. Ο λόγος είναι απλός. Τα ATS ξεχωρίζουν αμέσως τα βιογραφικά που ταιριάζουν σε μεγάλο ποσοστό με την περιγραφή της θέσης εργασίας και οι εργοδότες εξοικονομούν πολύτιμο εργασιακό  χρόνο, αλλά και οικονομικούς πόρους, αφού η διάρκεια της διαδικασίας επιλογής των κατάλληλων βιογραφικών  από έναν τεράστιο όγκο ληφθέντων αρχείων μειώνεται στο ελάχιστο. Εκτός από τους εργοδότες, ωφελούνται και οι υποψήφιοι μέσω των ATS, αφού αποκλείεται σχεδόν η πιθανότητα να κληθούν για συνέντευξη υποψήφιοι των οποίων τα βιογραφικά δεν ταιριάζουν με τη θέση. Όλα αυτά σε μια εποχή όπου οι νέες τεχνολογίες (internet, socialmedia και άλλες ψηφιακές πλατφόρμες)  έχουν μπει για τα καλά στην επαγγελματική μας ζωή και η εργασιακή κινητικότητα έχει αυξηθεί.

Συμβουλές για να ξεχωρίσει το βιογραφικό σας στα ATS

Αντιλαμβανόμενοι τη σπουδαιότητα των ATS στην επιλογή των βιογραφικών θα πρέπει να είμαστε προσεκτικοί στο περιεχόμενο του βιογραφικού μας, ώστε να το κάνουμε πιο ελκυστικό σε σχέση με το βιογραφικό των συνυποψηφίων μας και να επιλεχθούμε εν τέλει στην επόμενη φάση.

Οι παρακάτω συμβουλές θα αυξήσουν στο μέγιστο  την πιθανότητα του βιογραφικού μας να επιλεχθεί από τα ATS:

• Το βιογραφικό μας θα πρέπει να είναι «φιλικό» στο ATS. Θα πρέπει να έχει ξεκάθαρες ενότητες, να αναφέρονται με ακρίβεια τα χρονικά διαστήματα και οι ημερομηνίες.
• Θα πρέπει να προσαρμόζουμε το βιογραφικό μας στην κάθε αγγελία εργασίας στην οποία απευθυνόμαστε. Ένα βιογραφικό «πασπαρτού» δεν είναι πάντα αποδοτικό.
• Θα πρέπει να κάνουμε χρήση των κατάλληλων keywords στο βιογραφικό μας, που θα ταιριάζουν με την περιγραφή θέσης, στην οποία θα κάνουμε την αίτηση.
• Εστιάζουμε στα δυνατά σημεία της εργασιακής μας εμπειρίας και περιγράφουμε θέσεις ευθύνης, διοικητική εμπειρία, επιτεύγματα.
• Διατηρούμε απλό τον τύπο του αρχείου του βιογραφικού μας, ώστε να είναι συμβατό με το ATS. Τα πιο συμβατά αρχεία είναι τα txt files αλλά τα αποφεύγουμε γιατί υπολείπονται σε δυνατότητες μορφοποίησης, τα αμέσως επόμενα ποιο συμβατά είνα τα Word αρχεία σε, .doc και .dotx και τα αμέσως επόμενα συμβατά τα pdf αρχεία. Στη CVexperts προτείνουμε τα pdf, εάν σας το επιτρέπει το σύστημα, για να προστατεύεται η μορφοποίησή τους, διαφορετικά τα word.
• Τα γραφήματα και οι εικόνες δεν διαβάζονται από τα ATS, οπότε τα αποφεύγουμε (σε επόμενο άρθρο μας θα μιλήσουμε εκτενώς για τη νέα αυτή τάση στα βιογραφικά, μείνετε συντονισμένοι!).
• Αποφεύγουμε να χρησιμοποιούμε keywords που δεν μας εκφράζουν μόνο και μόνο για να επιλεχθεί το βιογραφικό μας από το ATS, διότι όταν φτάσει στα χέρια του υπεύθυνου επιλογής προσωπικού και το μελετήσει με προσοχή θα καταλάβει ότι το βιογραφικό αυτό δεν αποτυπώνει την πραγματικότητα, αλλά μας εκθέτει, δημιουργώντας έτσι μια αρνητική εικόνα.

Το Μέλλον των ATS    

Τα ATS ήρθαν για να μείνουν. Αν και σε κάποιες εταιρείες  χρησιμοποιούνται συστήματα ATS ξεπερασμένης τεχνολογίας, ήδη εξελίσσονται νέα ATS συστήματα, στα οποία θα εξαλειφθούν τα όποια μειονεκτήματα υπάρχουν στα σημερινά. Το Jobscan για παράδειγμα είναι ένα από αυτά, αφού αναγνωρίζει περισσότερες μορφές βιογραφικών και είναι σε θέση να δίνει ποσοστό ποσοστό matching ανάμεσα σε βιογραφικό υποψηφίου και τη θέση.

Συνοψίζοντας, ένα είναι παραπάνω από βέβαιο: όσο οι εργοδότες βρίσκονται σε διαρκή αναζήτηση του καλύτερου υποψηφίου, η επιλογή των καλύτερων βιογραφικών από ένα διαρκώς αυξανόμενο όγκο, αποτελεί άμεση προτεραιότητα. Επομένως, με τα σημερινά δεδομένα, το μέλλον των ATS διαγράφεται λαμπρό!

Παναγιώτης Τσιαμαντάς

HR Manager & Intake Counsellor CVexperts